Prozessoptimierung über alle Schritte hinweg: Weblösung für RUN
Für den Thüringer Unternehmenslauf, entwickelten wir ein Event-System zur Ablösung einer starren Legacy-Plattform um Wachstum langfristig zu gewährleisten.
Über das Projekt
Der Thüringer Unternehmenslauf ist eines der größten Firmen-Lauf-Events in Thüringen. Die bestehende Plattform war über Jahre gewachsen und schwerfällig geworden: kleinste Änderungen am Inhalt erforderten Entwicklerhilfe, Registrierungen liefen über umständliche Prozesse, und das Organisationsteam hatte nur eingeschränkten Zugriff auf die Daten rund um das Event.
Das Ziel: Ein System, das auf die tatsächlichen Arbeitsabläufe des Eventteams zugeschnitten ist. Keine Feature-für-Feature-Kopie, sondern eine durchdachte Neuentwicklung mit klarer Priorisierung unter engem Zeit- und Budgetrahmen für das 2026 Event.
Das Ergebnis: Eine öffentliche Website, eine Registrierungs-Webapp, ein Admin-Panel mit direktem Datenzugriff sowie automatisierte Rechnungs- und Buchungslogiken. Über 600 Unternehmen meldeten sich an, 12.000 Läufer nahmen teil. Es war das größte Event in der Geschichte des Thüringer Unternehmenslaufs.
Der Auftrag
Die alte Verwaltungsplattform war starr, schwer wartbar und ließ dem Organisationsteam kaum Spielraum. Content-Änderungen waren nur mit Entwicklerhilfe möglich. Teamcaptains konnten Fehler in ihren Anmeldungen nicht selbst korrigieren. Rechnungsprozesse liefen manuell, Buchungen hatten keine strukturierte digitale Abbildung. Statt das bestehende Tool einfach nachzubauen, haben das RUN-Team und wir gemeinsam die tatsächlichen Workflows analysiert und klare Prioritäten gesetzt.
Eigenständigkeit ermöglichen
Jede Content-Änderung auf der alten Website erforderte Entwicklersupport. Das Organisationsteam konnte nicht eigenständig arbeiten.
Datentransparenz schaffen
Kritische Informationen zu Anmeldungen, Teilnehmern und Buchungen waren vor Projektbeginn nicht direkt zugänglich und nicht in verwertbaren Formaten exportierbar.
Manuelle Prozesse ablösen, Skalierung ermöglichen
Rechnungsstellung, Fehlerkorrekturen bei Anmeldungen und Buchungsabläufe liefen manuell. Bei stetig wachsenden Teilnehmerzahlen war dies nicht langfristig tragfähig.
Gemeinsame Priorisierung, modularer Aufbau, effiziente Umsetzung
Bestandsaufnahme und gemeinsame Priorisierung
Gemeinsam mit dem RUN-Team haben wir die bestehenden Workflows durchleuchtet und die tatsächlichen Schmerzpunkte identifiziert. Statt das alte System Feature für Feature nachzubauen, wurde die Plattformlogik basierend auf realen Bedürfnissen vollständig analysiert und neu gedacht. Das Ergebnis war eine klare Prioritätenliste, die unter den gegebenen Zeit- & Budgetbedingungen umsetzbar war.
KI-gestützte Entwicklung unter ambitioniertem Zeitplan
Durch den sich anbahnenden Start der Anmeldungen hatte das Projekt einen hohen Zeitdruck. Von Tag eins wurde parallel gearbeitet: Infrastruktur-Setup und Design liefen gleichzeitig, danach machten sich Developer und Designerin jeweils an die Entwicklung eigener Komponenten. Für die Umsetzung setzten wir auf VS Code und OpenCode mit GitHub Copilot Agents sowie MCPs für direkten Designzugriff und Ticket-Steuerung. Jede fertiggestellte Aufgabe wurde sofort in die Entwicklungsumgebung deployt und von QA geprüft, bevor sie in der Launch-Woche auf Production ging.
Admin-Panel, Rechnungslogik und Buchungsflows
Das entwickelte Admin-Panel gibt dem Organisationsteam direkten Zugriff auf alle relevanten Daten, inklusive CSV-Exporten. Die Rechnungslogik erzeugt Rechnungen automatisch und synchronisiert sie mit dem bestehenden Billing-Tool. Für Treffpunkte, Präsentationsstände und Coupons wurden vereinfachte Buchungsflows aufgebaut, die Captains eine schnelle Buchung ermöglichen und dem Team gleichzeitig Übersicht über verfügbare Event-Assets geben.
Projekt-Highlights
Projektergebnisse
Deutlich reduzierter manueller Aufwand
Automatisierte Rechnungslogik, Self-Service für Captains und direkter Datenzugriff im Admin-Panel haben manuelle Schritte systematisch ersetzt.
Volle Datenhoheit für das Organisationsteam
Kritische Informationen sind jederzeit verfügbar und in verwertbaren Formaten exportierbar. Das Team arbeitet unabhängig von externen Dienstleistern.
Höchste Teilnehmerzahl aller Zeiten
Über 600 Unternehmen und 12.000 Teilnehmer. Die verbesserte Registrierung und vereinfachten Buchungsflows trugen zum reibungslosen Rekord bei.
„Trotz des Zeitdrucks lief die Zusammenarbeit strukturiert, verlässlich und lösungsorientiert. Eine starke Rundum-Lösung und ein happy RUNteam! Herzlichen Dank an das gesamte Team von Berlin Bytes für die getane Arbeit. Wir freuen uns darauf, mit euch gemeinsam dieses Projekt fortzuführen und weiterzuentwickeln."
Schlüssel-Erkenntnisse
Nicht blind umsetzen, sondern neu denken
Der Reflex bei einer Legacy-Ablösung ist, alle bestehenden Funktionen zu übernehmen. Die gemeinsame Bestandsaufnahme mit dem Kunden hat gezeigt, dass viele alte Features nicht gebraucht wurden, während bisher fehlende Funktionen den größten operativen Unterschied machten.
Self-Service entlastet beide Seiten
Dass Teamcaptains ihre eigenen Daten korrigieren können, klingt nach einem kleinen Feature. In der Praxis hat es den Support-Aufwand für das Organisationsteam spürbar gesenkt und gleichzeitig die Nutzererfahrung stark verbessert. Selbstständigkeit der Endnutzer ist kein Komfortmerkmal, sondern ein operativer Hebel.
KI-gestützte Workflows als Motor für ambitionierte Zeitpläne
Arbeiten mit GitHub Copilot Agents und verschiedene MCPs war kein Experiment, sondern eine bewusste Entscheidung, um mit einem kleinen Team in kurzer Zeit ein leistungsstarkes System zu liefern. Entscheidend war das Zusammenspiel: direkter Zugriff auf Designs und Tickets aus der Entwicklungsumgebung, automatisiertes Deployment nach jeder Aufgabe und ein QA-Prozess, der vor jedem Release greift, für sichere Qualität.
Unsere kreative Bilanz:
Eine Auswahl unserer Arbeiten
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Spielend zur Erkenntnis: Webanwendung für die Uni Köln
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Neue Wege im Verkehr: smarte Mobilitäts-App für Kapsch
Gutes Karma: Konzept und Design für eine benutzerzentrierte Crowdfunding-Plattform
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Digitales Hygienemanagement für Calvatis: Saubere Prozesse, globale Standards
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Live-Streaming-Plattform für dfine.io: sichere Post-Production
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E-Commerce-Relaunch von Aeyde – Luxus neu definiert
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